como vamos a organizar el correo electrónico
a lo largo del día nos llegan infinidad de correos electrónicos, y en la mayoría de los casos no leemos ni la mitad, por eso en este artículo te vamos a enseñar como organizar tu correo electrónico, desde clasificarlo con etiquetas y categorías hasta las buenas prácticas que debes tener para mantener organizado tu correo, porque nuestra intención es que saques el máximo partido al correo y que lo organices adecuadamente para que seas más productivo.
Concretamente en este artículo donde aprenderemos a gestionar el correo electronico veremos:
- Como encontrar el mejor momento del día para revisar y organizar tu correo electronico
2. Como clasificar y organizar los correos electronicos
- 2.1 pon etiquetas para gestionar eficazmente
- 2.2 filtro automatico para el correo de spam
- 2.3 gestiona los correos con un lector RSS
3. eliminar los correos innecesarios
4. Buenas prácticas para mantener tu correo electrónico de entrada organizada
- 4.1 Cómo lograr el Inbox Zero en el correo
- 4.2 borra correos innecesarios
- 4.3 date de baja de las newsletters
5. herramientas para gestionar y organizar tu correo electrónico
1. Encuentra el mejor momento para revisar y organizar tu correo electrónico
para la mayoría de las personas sus horas más productivas son las primeras de la mañana, por eso es normal que no quieran perder tanto tiempo revisando el correo electrónico, sino que lo que hacen es ir mirandolo a lo largo del día o en ese momento, por la mañana.
y lo cierto es que eso no está del todo correcto, porque al final no te enteras de nada de lo que lees o desperdicias tu energía.
por eso según mi experiencia, el mejor momento del día para revisar tu bandeja de entrada del correo electrónico es al finalizar el día, en esas horas que ya tu productividad decae y no es rentable seguir trabajando, es el mejor momento para hacer actividades de baja concentración.
la manera correcta de llevar esto a cabo es leyendo todos los correos electrónico e ir clasificando información, si hay alguno que requiera de una actividad más compleja te lo anotas despues de realizar los siguientes pasos para realizarlas a la mañana siguiente, pero lo más normal es que te salgan 1 o 2 actividades de esas.
en resumen: lee los correos electrónico por la noche antes y organizalos (con los siguientes consejos de la guía) antes de hacer tu lista de tareas para el día siguiente.
2. clasificar y organizar los correos electrónicos
ahora, una vez que ya sepamos de que van los correos es momento de organizarlos, para ello he decidido proporcionarte estos métodos que los puedes complementar unos con otros:
2.1 pon etiquetas para priorizar y organizar eficazmente tu correo electrónico
todos aquellos que los puedas responder en menos de 2 minutos respondeles, ya sea una tarea, una respuesta, buscar información… esta es la tan famosa regla de los dos minutos.
si vamos a tardar mucho más que dos minutos lo que debemos hacer es organizarlos para que cuando llegue el momento de dedicarle más tiempo sepamos rapidamente de que va y donde encontrarlo.
No existe una forma correcta o incorrecta de organizarlos, pero yo te recomiendo lo siguiente:
pasos y guía para organizar los correos electrónico
etiquetar los correos
esto depende mucho de tu caso, pero en general puedes clasificar los correos con estas etiquetas, pero ademas puedes añadir otras a parte, lo importante es que clasifiques de alguna manera la información
- trabajo
- personal
- prioridad máxima
- [nombre del proyecto]
- noticias
- cursos
prioridad
podemos clasificar la prioridad con banderas o alguna opción del correo que nos lo permita
si tienes banderas de colores puedes establecer un grado de prioridad a cada una, te recomiendo que en función de como de agresivo es el color tenga más o menos prioridad, para que sea más visual
si donde gestionas tus correos solo tiene opción de un tipo de prioridad (o es prioritario o no) lo que debes hacer es filtrar con más cuidado, debes hacerte la siguiente pregunta: ¿Este correo electrónico requiere una acción inmediata o afecta directamente mis responsabilidades?
2.2 filtro automatico para el organizar correos electrónicos de spam
a pesar de que los correos electrónicos de spam se puedan detectar sin abrirlos se quedan ahí, en nuestra bandeja de entrada.
por eso te voy a revelar un filtro automático que te ayudara a eliminarlos de forma automática y evitar perder tiempo con ellos o distraerte leyendo información inútil.
crea un filtro anti spam:
- Inicia sesión en la consola de administración de Google.Debes utilizar una cuenta de administrador.
- En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
- A la izquierda, selecciona una unidad organizativa.
- Desplázate hasta Spam y haz clic en Configurar o en Añadir otra regla.
- En el cuadro Añadir ajuste, introduce un nombre único para el ajuste.
- Selecciona las opciones de filtrado de spam:
si usas otra app de correo que no sea gmail el proceso sera más o menos el mismo, sinó mandanos un comentario y te resolveremos la duda
2.3 gestiona y organiza los correos electrónicos con un lector RSS
qué es y en que te ayuda un lector RSS
Un lector RSS te permite ver los correos nuevos sin abrir tu bandeja de entrada. Recoge los mensajes y los muestra en un solo lugar, ayudándote a organizarlos rápidamente y a ahorrar tiempo en la gestión del correo.
de esta manera tendrás los correo importantes en tu bandeja de entrada y aquellos correos que a lo mejor no son importantes y da igual si los lees estarán en otro sitio donde no molestan aunque podrás revisarlo cuando tengas tiempo.
En el lector RSS pon la URL de los correos electrónicos que no son imprescindibles como pueden ser noticias del día.
tipos de lectores RSS para organizar el correo electrónico
1. Feedbin
• Descripción: Integra tus correos electrónicos con tus feeds RSS, permitiéndote ver tanto correos como artículos en un solo lugar, ayudando a gestionar todo desde una sola interfaz.
2. Inoreader
• Descripción: Ofrece una bandeja de entrada RSS donde puedes filtrar correos, organizar con etiquetas y automatizar la clasificación de mensajes según tus reglas.
3. G2Reader
• Descripción: Permite agregar correos electrónicos a tus feeds y organizarlos por categorías, facilitando la gestión de múltiples fuentes en un solo panel.
4. NewsBlur
• Descripción: Te permite integrar tu correo electrónico con tus feeds, organizando los mensajes automáticamente según el tipo de contenido y tus preferencias de lectura.
5. Feeder
• Descripción: Te ayuda a recibir actualizaciones por correo y organizarlas como si fueran feeds RSS, con notificaciones en tiempo real para no perder correos importantes.
3. Organiza elimina los correos electrónicos innecesarios
no acumules emails en tu bandeja de entrada, esto hace que se vea desordenada y es justo lo que no queremos, en su lugar no tengas miedo a borrar, si ya no lo necesitas o ya has cumplido lo debes eliminar.
si no quieres eliminarlo porque puede pasar que en el futuro tengas que hacer algo relacionado con ese correo electrónico, archivalo
y si aún así por lo que fuera eliminas un correo ya sea por accidente o no y quiere volver a leerlo siempre tienes la opción de ir a la carpeta de eliminados y releerlo o recuperarlo, así que estate tranquilo que no te va a pasar nada por eliminar los correos electrónicos.
4. Buenas prácticas para mantener tu organizar tu correo electrónico
una vez ya hemos visto como organizar nuestro correo y limpiarlo es el momento de aprender a cuidarlo con estas buenas prácticas que todos deberíamos hacer con nuestro correo electrónico
4.1 Cómo lograr el Inbox Zero en el correo electrónico para mayor organización
esto está relacionado con lo que hemos hablado antes de eliminar los correos, al final inbox 0 se refiere a mantener la bandeja de entrada de tu correo electrónico vacía.
está claro que en la mayoría de las veces siempre tendremos correos que no obliguen a mantenerlos ahí hasta la próxima revisión, pero los correos que hemos recibido, leído y hemos reaccionado a ellos eliminalos.
así que como te decía antes no le tengas miedo a eliminar correos, siempre los podrás recuperar o volver a ver
4.2 borra correos electrónicos innecesarios
es lo mismo de siempre los correos electrónicos que no necesites leerlos los deberías eliminar, ya hay correos que viendo el remitente y el asunto podemos decidir si son imprescindibles o innecesarios.
4.3 date de baja de las newsletters para organizar tu correo electrónico.
esto una vez cada cierto tiempo, como puede ser una vez al mes o al trimestre revisa a que newsletters estás suscrito y aquellas que no te interesen para nada date de baja.
normalmente todos los correos electrónicos de newsletter deberían lleva a bajo un botón de darse de baja
y si tienes apego a algunos correos o tienes miedo de darte de baja y perderte algo imporante usa alguno de los lectores RSS que hemos visto antes para guardar ahí esos correos que no son imprescindibles pero que de vez en cuando los lees
5. herramientas para gestionar y organizar tu correo electrónico eficazmente (guía)
existen muchas apps o extensiones que te ayudan a organizar tu correo electrónico, y todas te proporcionan efectividad y mayor productividad, aquí te doy un listado de las mejores y más útiles de un día a día:
1. Mailstrom (Agrupación de Correos)
• Descripción: Mailstrom agrupa tus correos electrónicos por remitente, asunto o categorías similares, para que puedas gestionar grandes cantidades de correos con unos pocos clics.
• ¿Cómo te ayuda? Te permite limpiar y organizar tu bandeja de entrada de manera rápida al agrupar correos, facilitando su eliminación o archivo en masa.
2. Unroll.Me (Desuscripciones Masivas)
• Descripción: Esta herramienta te ayuda a desuscribirte de todas esas newsletters y correos promocionales que inundan tu bandeja de entrada con un solo clic.
• ¿Cómo te ayuda? Ahorrarás tiempo eliminando correos innecesarios de manera rápida y mantendrás una bandeja más limpia y enfocada en lo importante.
3. Sanebox (Carpetas Automáticas)
• Descripción: Sanebox filtra automáticamente tus correos entrantes, organizándolos en carpetas como “Importante”, “Más tarde” o “Baja prioridad”.
• ¿Cómo te ayuda? Te ayuda a enfocarte en lo importante de inmediato, enviando los correos menos urgentes a carpetas que puedes revisar cuando tengas tiempo.
4. Sortd (Gestión de Tareas en el Correo)
• Descripción: Es un complemento para Gmail que convierte tu bandeja de entrada en una lista de tareas. Puedes arrastrar correos a diferentes columnas de “pendientes”, “en proceso”, etc.
• ¿Cómo te ayuda? Te ayuda a gestionar tu bandeja como si fuera un tablero de tareas, lo que es ideal para los que gestionan su trabajo a través del correo electrónico.
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