Cuando tu mente esta pensando en todo lo que tienes que hacer a lo largo del día no le queda espacio ni energía para realizar esas tareas, y es ahí donde entra el método GTD, para ayudarte a almacenar esos recordatorios que tienes en tu mente.
¿Qué es el método GTD (get things done) y que significa?
Es un método de gestión de la productividad y el orden mental
El método GTD que significa Getting Things Done o en español hacer las cosas, sirve para que a lo largo del día a medida que se te vayan presentando tareas para realizar en un futuro próximo no las almacenes en tu cabeza haciendo que tu cerebro tenga que cargar con esa información que aunque pensemos que es poca nos quita mucha productividad y nos saca del estado de flow mientras trabajamos.
Fue diseñado por David Allen en 2001 quien en su libro “Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity”, o en español: “Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés”, lo describe y lo explica de primera mano.
Al final este método de productividad busca despejarnos de aquellas cosas que no requieren atención plena por parte nuestra y plasmarlas en una base de datos para más tarde consultarla.
Cómo implementar el método GTD
En vez de almacenar las tareas que debes hacer a lo largo del día en tu cabeza prueba a plasmarlas en una aplicación u hoja de papel, yo implemento el método GTD con trello o recordatorios que me ayudan de mejor forma en la gestión de mi tiempo productivo, y además lo tengo todo centralizado en el ordenador o el móvil y no tengo que andar detrás de otros objetos como libretas.
Aparte de estas herramientas hay muchas que puedes usar y es esencial encontrar la que más se adapte a ti y a tu trabajo ya tengas un equipo o no.
Guía para usar el método GTD, ¿cómo puedo usarlo?
Según David Allen el método GTD consta de 5 pasos para conseguir mayor productividad y workflow, ademas de poder despejar tu mente de acordarse de todo lo que debe hacer, pero para ello primero deberas seleccionar una herramienta donde tenerlo todo centralizado, o varias herramientas pero con funciones diferentes, lo mejor es que sean menos de 3. Pasos para usar el método GTD:
1: capturar
Antes de nada lo primero que debemos hacer es sacar de tu cabeza y plasmar las tareas que debes hacer en una herramienta digital (o si eres de los clásicos en papel).
La información la debes escribir en lo que David Allen llama bandeja de entrada, no es la bandeja de entrada del correo sino que es un lugar donde pongas las tareas que te vayan surgiendo a lo largo del día, las tareas deben estar sin organizar ni nada, solamente escritas, no te preocupes si las tareas están desordenadas o no están en el proyecto al que corresponden, eso ya lo haremos más adelante.
La herramienta de productividad que uses con el método GTD debe tener una forma sencilla de plasmar la información y debes identificar si trabajas en equipo o en solitario. La herramienta debe ser un sistema de tareas pendientes.
2: procesar
Después de capturar todos los elementos, el siguiente paso es procesarlos. En esta fase, transformarás la información recopilada en tareas específicas, notas detalladas o contextos relevantes. El procesamiento y la organización van de la mano; mientras procesas las tareas, también puedes organizarlas dentro del proyecto correspondiente.
Antes de pasar al siguiente paso debes asegurarte de haber puesto toda la información posible sobre cada tarea:
- Escribirlo de forma que se entienda al completo
- escribe el contexto que sepas que necesites para entenderla mejor y realizarla de forma mas eficaz
- información relacionada como archivos el lugar…
- si es una tarea que se puede subdividir en más pasos pequeños asegúrate de escribirlos
Prioridades
Muchas de las herramientas de productividad y organización con las que seguramente ya trabajes o si estas buscando alguna te recomiendo que visites el artículo que te dejo al final donde te explicamos como elegir la herramienta de productividad que más se adapte a ti cuentan con un sistema de priorización.
Normalmente tienen entre 3-5 niveles, debes encontrar que nivel de importancia y urgencia que has de ponerle. Para saber esto puedes utilizar la matriz de Eishenhower.
¿Conoces la técnica de productividad de la regla de los dos minutos?
En esta regla de productividad dice que cuando tienes una tarea que la puedes hacer en dos minutos o menos la debes hacer de inmediato ya que te la puedes quitar de encima más rápidamente lo que tiene un efecto psicológico en nuestra percepción de cuanto nos quedad. Por lo tanto esa tarea la debes marcar de forma especial.
3: organizar, para serlo
Como ya he dicho organizar y procesar van juntas y se hacen casi al mismo tiempo, por ejemplo, utilizar las prioridades es un método de organización para los recordatorios.
Para este paso lo que nos dice David Allen es que debemos mover las tareas con sus respectivos proyectos, cuando haces este paso consigues una organización casi perfecta, porque ya has determinado la acción que produce. En tu aplicación de organización deberás tener unas carpeta con el nombre de cada proyecto o temática ya sea laboral personal o deportiva…
cómo hacer unos recordatorios organizados en carpetas
Debemos recordar que cuanto más organizado más productivo eres y aparte de eso más bonito es para la vista, así que aquí te dejamos algunos consejos para organizarlos mejor, debes tener una carpeta de:
- Bandeja de entrada: de esta hemos hablado antes y es donde escribimos las tareas que hay que hacer
- Una para cada proyecto: no puedes mezclar Por ejemplo diseñar un software con contactar con un proveedor, debes tenerlos organizados en dos carpetas diferentes
- Personal: en esta nos olvidamos del trabajo y pasamos a tareas como ir a comprar
- Si trabajamos en equipo podemos tener una carpeta de propuestas para hacer en un proyecto
En cada proyecto una tarea puede pasar por diferentes fases, en algunas aplicaciones se pueden crear columnas para que esa tarea pase por ahí, normalmente son tres columnas: idea, proceso y terminado pero depende del caso. Esto funciona muy bien si trabajamos en equipo ya que cada equipo o persona se encarga de una tarea. En este caso la app de productividad que uso es la de recordatorios pero también recomiendo la de trello.
También es esencial marcar aquellas tareas ya realizadas para que no se queden ahí mucho tiempo y creen confusión y desorden, debes mantener un espacio ordenado
4: revisar
Esta etapa es la más aburrida del método pero si revisamos lo que hacemos encontramos fallos normalmente, revisar las prioridades y solucionarlas podrá crear un ambiente más productivo
¿Con qué frecuencia tenemos que revisar la técnica GTD?
Lo adecuado seria revisar dos veces al día una al levantarse o empezar la rutina y otra al irse a dormir o terminar la rutina
5: hacer
Aquí es cuando realizamos esas tareas que hemos plasmado con el método GTD. Si hemos seguido todos los pasos correctamente habremos avanzado para ser productivos.
¿Cuándo hacerlas?
El saber cuando hacer cada cosa depende de muchos factores:
- Utiliza la matriz de Eishenhower para determinar de que tipo son las tareas
- Si tienes un plazo limite: aquí podemos utilizar la ley de párkinson que dice que podemos hacer las tareas en el plazo que nos hayamos puesto ya sea en un plazo mayor o menor siempre las haremos, por eso te recomiendo que utilices esto a tu favor
- El tiempo disponible que tengas
- El lugar donde te encuentres
Esto lo puedes poner en tu aplicación de organización y productividad para marcar un plazo.
Espero que te haya servido y que puedas ser aunque sea un 1% mas productivo. No olvides suscribirte para recibir contenido por correo cada semana y recibir un ebook gratis
Conclusion:
el Método GTD es una herramienta poderosa para liberar tu mente del estrés y organizar tus tareas de manera eficiente. Al capturar, procesar, organizar, revisar y ejecutar tus pendientes, podrás optimizar tu tiempo y mantener un flujo de trabajo constante. Implementar este sistema no solo mejorará tu productividad diaria, sino que también te permitirá enfocarte en lo que realmente importa. ¡Empieza hoy mismo a aplicar GTD y observa cómo transformas tu rutina! Los pasos para usarlo son captura, procesa, organiza, revisa y hazlo.
blog de productividad
Deja una respuesta