A lo largo del día se nos presentan esas tareas urgentes que tanto molestan, en ocasiones son tareas que no son realmente importantes y lo único que hacen es distraernos y hacernos “perder el tiempo” y por ello que perdamos el workflow y toda la productividad

Por ello saber gestionarlas y hacerlas en el menor tiempo posible o simplemente delegarlas ya sea a un equipo o a una herramienta de automatización y productividad es imprescindible para llegar a ser una persona productiva y organizada.

Hoy en este artículo te mostraremos cómo hacer para que no te distraigas con esos pequeños imprevistos, clasificarlos según su importancia y saber si delegarlos o hacerlos tu mismo:

Clasificarlas

Para empezar debemos saber cuales son esas tareas urgentes: para ello utilizaremos la matriz de Eisenhower te he dejado un artículo donde puedes consultar lo que es.

Después debes clasificarlas según su grado de importancia

Urgentes e importantes:

• Esas las debes hacer ya, son aquellas tareas que sí o sí las debes hacer y no puedes procrastinarlas. Si a lo largo del día tienes muchas tareas con esta clasificación peligro algo no estas haciendo bien y deberías estudiar la causa del problema. Ejemplo: Un cliente clave tiene un problema crítico que, si no se resuelve de inmediato, podría hacer que cancele su contrato.

Urgentes pero no importantes

• Aquí siempre hay un problema moral, son las tareas que las debes hacer ya, pero no van a tener mucha influencia en tu proyecto Hacerlas supone no llegar a ser todo lo productivo que quisieras, normalmente no pasa nada si no las haces pero depende de los casos. Ejemplo: Responder rápidamente a un correo sobre una reunión que no afecta tus prioridades principales.

Qué hacer en cada tipo de tarea

Urgentes e importantes

• Esa las debes hacer ya en ese mismo instante y punto.

Urgentes pero no importantes

• Esas tareas son las que debes o planificar cuando hacerlas o delegarlas, porque nos quitan mucho tiempo de ser productivos.

delegar las tareas imprevistas:

para ello tienes dos opciones

• Contratar a un equipo especializado
• Seleccionar una herramienta de automatización como puede ser Zapier, que te ayuda a automatizar procesos repetitivos y complejos. Te dejamos un artículo donde puedes averiguar que es y como funciona zapier

Planificar cuando hacerlas para ser más productivo:

Para ello puedes utilizar las herramientas de trello asana o todoist que facilitan la reorganización rápida de prioridades y te ayudan a ordenar tus tareas.

Puedes integrar estas aplicaciones con zapier para que dependiendo de en que paso esté la automatización tu lo puedas ver desde tu panel de control y organizarte mejor

Al final se trata de saber conectar flujos de trabajo con una automatización para liberarte tiempo y de esas tareas poco útiles y que se presentan de imprevisto en tu día y que tanto fastidian tu productividad

conclusion

No debes perder tu tiempo con trabajos que no te llevan a ninguna parte, siempre que sea posible intenta delegar la tarea para tu poderte enfocar en lo que realmente requiere de tu atención y es beneficioso para tu empresa o proyecto.

Si sabes que tarea realizar en cada momento y que hacer con ella tienes el truco para ser productivo en tu dia. No te olvides suscribirte para no perderte consejos sobre como ser mas productivo y organizado.