Las automatizaciones son los mejores recursos para liberar tu día y tu tiempo, gracias a ellas puedes descuidar esas tareas repetitivas de cada día que bajan tu nivel de productividad y enfocarte en lo que realmente requiere tu atención.

(el 78% de las empresas tienen automatizaciones)

Puedes abandonar esas tareas urgentes y no importantes y delegarlas a una automatización del flujo de trabajo.

Zapier es la mejor herramienta para hacer automatizaciones de tareas de forma general, tiene multiples integraciones con las aplicaciones más importantes y que usamos de forma cotidiana en el trabajo. Además no tiene una curva de aprendizaje muy alta en comparación con otras herramientas y no hace falta saber programar.

¿Qué es zapier y como funciona?

Zapier es una herramienta para automatizar procesos sin necesidad de usar código que tiene el objetivo de que seas más productivo y que te ahorre tiempo. Permite a los usuarios conectar diferentes aplicaciones para que hagan una cierta tarea. Es como un intermediario entre aplicaciones que permite la optimización del tiempo

Zapier trabaja con zaps: un zap es un tablero donde existe como mínimo un trigger y una acción

• TRIGGER (disparador): es el suceso que debe pasar para que se realice la acción que le has puesto que haga
• ACCIÓN: es la acción que queremos automatizar, se produce cuando pasa el suceso que le hemos especificado al trigger,

integraciones

zapier se integra con más de 7000 aplicaciones populares que permiten conectar y automatizar cualquier flujo de trabajo

no requiere código

para crear un zap:

para crear un zap que te permita automatizar una tarea o la gestión de un proyecto deberás:

1 En tu panel de control dale a crear un zap (arriba a la izquierda)

2 Te saldrán varias opciones, le das a zap

3 Seleccionas la opción de trigger, buscas la app que quieres que actúe como disparador :

para realizar una automatización deberás pasar por 4 fases en el trigger:

1. app y evento
2. cuenta
3. trigger
4. test

• Para cada aplicación que vayas a automatizar rellena un campo u otro

4 Crea una acción donde tendrás que rellenar otras cuatro fases que son las mismas pero cada acción tiene campos diferentes, sigue las instrucciones y conseguirás crear la automatización

Casos de uso común:

Automatización de marketing: esta plataforma permite una automatización del correo electrónico y enviar automáticamente correos cuando una persona se registre (es la herramienta que uso yo para gestionar parte de mi correo electrónico)

Gestión de proyectos: Crear tareas automáticamente en plataformas de gestión de proyectos como Asana o Trello cuando se recibe un nuevo correo electrónico o mensaje en Slack.

E-commerce: Actualizar inventarios, procesar órdenes, y enviar notificaciones automáticas al equipo cuando se realiza una venta en plataformas de e-commerce.

Automatización de tareas repetitivas: para esas tareas como responder emails o mandarlos, en vez de ir uno por uno automatízalo

Ventajas:

Ahorro de tiempo: al implementar estas automatizaciones te podrás desprender de esas tareas y centrarte en otras tareas que a lo mejor son mas importantes.

Eficiencia: te ahorraras fallos en los trabajos que son tan repetitivos y complicados lo que puede resultar en una mejora del proyecto

Se adapta a todas las cantidades de información porque no necesita ser restablecido si tu proyecto aumenta puede gestionar todas las cantidades de información.

Esta herramienta la puede usar cualquier persona para automatizar cualquier proceso de su proyecto.

Consejos y mejores prácticas

1. Comienza Simple:

Inicia con automatizaciones básicas para familiarizarte con Zapier antes de crear flujos más complejos.

2. Usa Plantillas:

Aprovecha las plantillas predefinidas para implementar automatizaciones comunes de forma rápida y eficiente.

3. Prueba Regularmente:

Verifica que tus Zaps funcionan como esperas y realiza ajustes si es necesario.

4. Añade Filtros y Delays:

Utiliza filtros para condiciones específicas y delays para controlar cuándo se ejecutan las acciones.

5. Organiza tus Zaps:

Nombrar y clasificar tus Zaps facilita su gestión y edición a medida que creas más.

6. Conecta Aplicaciones Diarias:

Integra las apps que usas a diario para maximizar la eficiencia en tu flujo de trabajo.

7. Escala Progresivamente:

Amplía tus automatizaciones poco a poco, utilizando funciones avanzadas como Zapier Paths cuando estés listo.

la automatización con zapier es muy sencilla si sigues los pasos, pero si quieres automatizar un proceso especifico puedes buscar video tutoriales