A lo largo del día tenemos que hacer muchas tareas, algunas de ellas importantes, otras urgentes… y hay mucha gente que no sabe como organizar su día, pero cuando tenemos tantas tareas en un mismo día nos acabamos saturando por la falta de planificación diaria y no hacemos las tareas o al menos no de forma productiva lo que hace que se nos vayan acumulando día tras día.
Por eso es muy importante saber planificarte el día, para hacer las tareas que debemos realizar, a eso se le llama saber organizar tu día y tener un mínimo de gestión del tiempo
En esta guía te enseñaremos la manera más eficaz de organizar tu día para ser más productivo en tus tareas
Estas son las técnicas avanzadas de gestión del tiempo
PASO 1: define tus metas diarias
La organización diaria empieza siempre el día de antes planificando tus metas:
Para organizar y planificar tu día antes de que te vayas a la cama coge un papel o tu ordenador para escribir las tareas que debes hacer el proximo día y defínelas.
Es bueno que mientras va pasando el día y se te vayan viniendo a la cabeza ideas de cosas que puedes hacer las anotes, pero siempre plasma las tareas en el mismo lugar para luego al planificar tu proximo día las tengas ahí y no tengas que pensarlas porque se te han olvidado.
Para hacer una pequeña filtración de las tareas diarias que debes hacer, puedes visualizarte dentro de unos años donde quieres estar y todas aquellas tareas diarias que estén alineadas con esas metas son las que tienes que escribir y las que no las puedes eliminar
Divide esas grandes tareas en pequeños procesos:
Esto tiene un efecto psicológico de realización que te puede aportar satisfacción y motivación, ademas sabrás con más certeza que es lo siguiente que debes hacer para realizar esa tarea.
PASO 2: organiza y segmenta diariamente esas tareas
Debes tener claro una cosa: todas las tareas son diferentes, entonces hay que organizarlas y segmentarlas. Dependiendo del momento del día y del ambiente es mejor hacer unas u otras y depende de esa selección llegarás a ser más o menos productivo.
Además siempre hay tareas que se deben hacer y otras que las puedes dejar para más tarde… y ese es el secreto de la organización y de la productividad, el saber distinguir los tipos de tareas.
Para saber como son las tareas si son importantes y urgentes puedes ver este artículo donde te explicamos como diferenciarlas con la Matriz de Eisenhower:
de esta manera podremos organizar las tareas de nuestro día
PASO 3: plasmar las tareas
Una vez que ya hayamos organizado las tareas en urgente e importantes y hayamos visto en cada caso que, hacer debemos plasmarlas en nuestro organizador:
Para ello cogeremos las tareas que son importantes y urgentes a la vez:
- las anotaremos, con las etiquetas marcaremos el grado máximo de importancia
- encontraremos a que hora estamos más espabilados y las haremos en ese ratio de tiempo ya que esas sera nuestra hora de máxima productividad, siempre y cuando no sea obligatorio hacerlas ya
Para el resto haremos lo especificado en la tabla del artículo que he puesto
Pero además marcaremos con etiquetas según el grado de importancia que hemos visto en la matriz de Eisenhower
También estas (no las urgentes e importantes aunque si se pueden hacer más tarde las podemos incluir) las clasificaremos según de que ámbito se tratan, si son cosas del estudio, trabajo, deporte, personal y las clasificaremos en un calendario:
Crearemos un time blocking el cual marcaremos con un color en función de lo que se traten esos ámbitos y las tareas que están relacionadas las marcaremos con una etiqueta del mismo color
Esto funciona muy bien para una rutina pero si no la tenemos no es buena idea hacerlo porque cada día perderíamos mucho tiempo y por lo tanto toda esa productividad, así que o nos creamos una rutina o no hacemos este paso.
Técnicas de gestión del tiempo
- Time Blocking: Asigna bloques de tiempo específicos para cada tarea o grupo de tareas. Esto te ayuda a concentrarte en una sola cosa.
- Pomodoro: Trabaja durante 25 minutos y luego toma un descanso de 5 minutos. Repite este ciclo y toma un descanso más largo después de cuatro sesiones.
- El Método 1-3-5: Establece 1 tarea importante, 3 tareas medianas y 5 pequeñas para completar en el día. Esto asegura un progreso constante sin sobrecargarte.
Mantén la flexibilidad:
A pesar de que es bueno estar siempre organizado eso no quita que nos podamos salir un poco del plan siempre y cuando eso no tenga grandes consecuencias
podemos descansar que a veces esos pequeños descansos te pueden ayudar a ser tres veces más productivo que ese día.
Pueden surgir imprevistos a lo largo del día como las tareas urgentes e importantes que debemos atender con prioridad y es ahi donde si no las gestionamos bien se nos puede ir toda la productividad
Cuando empieces a hacer esto cada día empezarás a notar cambios en tu día y te volverás más productivo y Ordenado, y poco a poco esto se convertirá en un hábito
Aunque esto te pueda parecer una perdida de tiempo a la larga te puede ser muy útil en la gestión de tus tareas diarias así que te ánimo a implementarlo aunque sea como periodo de prueba, porque te aseguro que te volverás más productivo a la hora de gestionarte y realizar tareas.
sigue estos pasos para planificar tu día
Otros artículos
Deja una respuesta