Introduccion al mundo de la organización de tus tareas:
Organizar tus tareas es una habilidad fundamental que todo el mundo debe controlar, ya sea que trabajes como funcionario, empresario o estudiante.
La manera en la que organices tus quehaceres jugará un papel clave en como va tu empresa, estudios, trabajo… a largo plazo.
Así que no me enroyo más y empezamos.
Que vamos a ver en esta guía para organizar tus tareas
En este articulo sobre como organizar tareas de tu trabajo veremos una guía detallada del recorrido que debe realizar una tarea para clasificarla, empezaremos desde el principio del todo, desde que llega ese trabajo que deberás hacer luego.
a parte de todo esto al final de la entrada te pondré 5 herramienta con las que podrás empezar a organizar tus tareas
si quieres tener una mejor gestión lee este articulo
cual es el mejor momento del día para organizar tus tareas
para la mayoría de las personas sus horas más productivas son las primeras de la mañana, por eso es normal que no quieran perder tanto tiempo gestionando sus tareas
por eso según mi experiencia, el mejor momento del día para planificarte es al finalizar el día, en esas horas que ya tu productividad decae y no es rentable seguir trabajando, es el mejor momento para hacer actividades de baja concentración.
Otra razón por la cual es mejor organizar tus tareas por la noche es que así cuando te elvantes no te tengas que poner a poensar que hacer y te tires 40 min en tu cama sin hacer nada sino que te levantes y te pongas a hacer lo primero que tengas que hacer.
en resumen: organiza tus tareas por la noche (con los siguientes consejos de la guía)
¿Como organizar tus tareas en 5 pasos sencillos?
Paso 1: anota todas tus tareas en tu bandeja de entrada:
Da igual que organizador de tareas uses, y si todavía no usas ninguno aqui tienes una guía para elegir el que más se adapte a ti, pero independientemente de eso lo primero que debes hacer una vez que tienes una nueva tarea es anotarla en tu bandeja de entrada.
La bandeja de entrada, no me refiero a la del correo electronico, es un espacio donde debes anotar todos los trabajos aunque unas sean del trabajo, tareas del hogar… TODAS
Si no tienes una bandeja de entrada en la app donde organizas tus tareas crea una lista y ponle el nombre de “bandeja de entrada”
Paso 2: primera clasificación, clasifica tus tareas según su ámbito
Al final del día cuando ya hayas recopilado todo lo que debes hacer al día siguiente en tu bandeja de entrada es hora de clasificarlas según su ambito.
Para ello las debemos clasificar las tareas en 2 grupos:
- personal
- Trabajo, o en vez de trabajo puedes añadir una carpeta con el nombre del proyecto.
Para añadir una lista en tu gestor:
Paso 3: añadir etiquetas para organizar la urgencia e importancia a todas las tareas
Es hora de añadir las etiquetas adecuadas, para esto necesitamos clasificar los trabajos que tengas que hacer en importantes, urgentes, no importantes, no urgenges; este proceso se llama: matriz de eisenhower.
Para ello tenemos una entrada donde te enseñamos a hacerlo, pero te hago un resumen rápido:
Tareas importantes: son aquellas tareas que tienen un impacto grande en tu proyecto, pero da igual si las haces ahora o mañana o pasado.
no importantes: esas tareas que no van a repercutir de una forma significativa en tu proyecto
Tareas urgentes: son esas tareas que no tienen porque ser importantes pero si las haces las debes hacer en el momento, no pueden esperar.
no urgentes: son las tareas que las puedes hacer en un periodo de tiempo alargado y se pueden posponer
Ahora que sabemos la definición tienes que combinarlas: importante y urgente, importante y no urgente, no importante…
Aqui te dejo esta tabla para saber que debes hacer en cada caso de tipo de tarea, crea una similar o pon un comentario para recibir el boceto y empezar a clasificar tus tareas de la manera adecuada.
Boceto explicativo de la matriz de eisenhower para ordenar y clasificar tareas:
Una vez ya clasificadas pasa a tu gestor de tareas y crea las etiquetas de importante y urgente, importante y no urgente, no importante… y añadelas en la tarea que le corresponda
RECOMENDACIÓN: ordenar tus tareas en este orden:
- Importantes y urgentes
- Importantes y no urgentes: no hace falta que lo acabes, solamente adelanta
- No importantes y urgentes
- No importantes y no urgentes
Paso 4: usa la regla de productividad de los 2 minutos:
En el momento de después de la etiquetación te habrás dado cuenta de que hay tareas que no requieren nada o casi nada de tiempo, por lo tanto esas son las que debes hacer de inmedito para no tenerlas por ahí rondando y tener una mejor organización, siempre y cuando duren menos de de 2 minutos.
Paso 5: planifica las tareas importantes pero no urgentes añadiendole fecha
Por esto también deberías clasificar y etiqutar tus tareas, ahora que has detectado las importantes y no urgentes debes planificar cuando hacerlas.
Mis pautas para saber como planificar tareas importantes pero no urgentes son las siguientes:
- ¿qué días tengo menos tareas en general?
- ¿Cuál es la fecha límite para realizarlo?: a esta fecha réstale el 25 % de los días que quedan hasta esa fecha límte de la entrega de ese trabajo y averiguarás que día debes acabar
- Cuantos días voy a necesitar: hasta la fecha límite del 25%
Una vez sepas eso podrás averiguar que días son los mejores para hacerlos y podrás planificarte
Ejemplo de como organizar tus tareas
Tengo un blog y he creado el copy del artículo, pero ahora necesito darle formato
Tarea: darle formato al copy
paso 1: añadirla a mi bandeja de entrada
Paso 2: clasificar la tareas según su ambito
Es una tarea de trabajo, pero en concreto iría en la carpeta de web
Paso 3: añadir etiquetas de urgencia e importancia a la tarea
Esta tarea es importante pero no urgente, porque:
- importante: si no le doy formato es dificil de leer, afecta al SEO y queda mal
- No urgente: da igual que lo haga ahora o luego, puedo ponerme a hacer primero los cambios SEO, añadir enlaces… o simplemente hacerlo dentro de dos días porque tengo planificado publicar en 4 días
Paso 4: regla de los dos minutos
En este caso necesitaré más de dos minutos
Paso 5: añadir fecha y hora
Como es importante, pero no urgente hay que planificar cuando la hago.
5.1 Hemos dicho que publicamos en 4 días, por lo tanto le restamos el 25%, que nos da 1 día, por lo tanto sabemos que tenemos que acabarlo en 3 días
5.2 tengo libre mañana por la mañana y pasado por la tarde, y no creo que me lleve más de 30 minutos.
Por lo tanto lo haremos mañana por la mañana y pasado lo revisaré.
Tips para organizar tus tareas:
- divide las tareas en subtareas siempre que puedas
- Ten tus tareas solo en un sitio, no unas en papel, otras en una app y otras en otra
- Define prioridades diarias: Elige tres tareas clave que te acerquen a tus objetivos diarios.
- Time blocking: Organiza tu tiempo en bloques para maximizar el enfoque en cada tarea.
- Revisión semanal: Dedica tiempo semanal para ajustar prioridades y planificar la semana.
- Tablero Kanban: Usa columnas para visualizar el estado de tus tareas (Pendientes, En Proceso, Completadas).
- Regla 1-3-5: Enfócate en 1 tarea grande, 3 medianas y 5 pequeñas cada día.
- Registro de tareas: Lleva un historial de tus tareas completadas para evaluar tu progreso.
- Técnica Pomodoro: Alterna trabajo y pausas para mantener energía y concentración.
- 4o
herramientas para organizar tus tareas
5 mejores herramientas para organizar tareas
Organizar tus tareas es clave para mejorar la productividad y mantener un flujo de trabajo ordenado. Existen varias herramientas que pueden ayudarte a gestionar tus actividades diarias de manera eficiente:
trello
Usa un sistema de tableros y tarjetas que te permite organizar tareas por proyectos y fases. Ideal para visualizar el avance de tus proyectos y colaborar en equipo.
todoist
Una aplicación sencilla de listas de tareas que te ayuda a priorizar y categorizar tus actividades. Ofrece recordatorios y permite asignar fechas límite para mantener el control de tu tiempo.
Google Calendar
Excelente para gestionar tus citas y reuniones. Puedes crear eventos, establecer recordatorios, y organizar tus días de manera visual.
Notion
Una herramienta flexible para gestionar proyectos y tareas. Te permite crear tablas, listas y recordatorios, ideal para centralizar toda tu información.
Microsoft To Do
Una aplicación de listas de tareas sencilla que se integra bien con otras herramientas de Microsoft, ideal para usuarios de este ecosistema.
descubre tambien los mejores softwares para organizar tus tareas
Conclusión
En este articulo hemos visto la importancia de organizar tus tareas, y ese proceso lo hemos dividido en 5 pasos
- añadir las tareas a la bandeja de entrada
- Clasificarlas según su ámbito
- Añadir las etiquetas de urgencia e importancia
- Usar la regle de los dos minutos
- Añadir fecha a las tareas importantes y no urgentes
Después de leer esto ya estarás preparado para salir y organizar las tareas como un pro, si tienes alguna duda no dudes en dejarnos un comentario ni en suscribirte en nuestra newsletter para recibir una guía de productividad inicial.
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